Présentation du centre de formation

Le centre de formation GEFOR utilise, pour l'émargement des apprenants, des livrets papiers préparés chaque mois par la responsable administrative. Les livrets sont constitués par classe avec une page mensuelle par apprenant. La responsable administrative doit les récupérer régulièrement afin de pouvoir suivre les états de présence.

Les problématiques

• Le temps passé à préparer les livrets et les impressions papiers.
• La récupération des livrets car ils ne sont pas toujours rapportés au bureau.
• La gestion des absences très chronophage : vérification des signatures, relances pour les justificatifs, risques d'erreurs et de pertes.
• Le temps passé sur les exports et les envois des émargements.

Les besoins exprimés

• Une application ou un site facile d'accès et sécurisé.
• Un émargement possible le matin et l'après-midi.
• Une possibilité pour les formateurs de modifier l'état de présence.
• Des alertes en cas d'absence ou de signature manquante.
• L'édition de la feuille d'émargement au même format qu'actuellement.
• Un téléchargement simple des listes d'apprenants et de formateurs.

Contraintes RGPD

• Minimiser les données collectées (uniquement celles nécessaires à l'émargement).
• Sécuriser l'accès par authentification forte.
• Permettre la suppression des comptes utilisateurs (droit à l'effacement).
• Tracer les accès et modifications des données sensibles.